Elektronisch bedeutet mehr als eine PDF-Datei
§ 109 Abs. 3 GewO eröffnet die elektronische Erteilung mit Einwilligung. § 126a BGB beschreibt die Anforderungen an die elektronische Form: Dazu gehört eine qualifizierte elektronische Signatur der ausstellenden Person.
Das Dateiformat allein beantwortet die Formfrage nicht. Eine PDF kann korrekt elektronisch signiert sein; eine PDF mit lediglich eingefügtem Unterschriftsbild ist damit nicht gleichzusetzen. Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
Papier, Scan und elektronisches Original unterscheiden
| Variante | Einordnung |
|---|---|
| Papierzeugnis mit Unterschrift | Physisches Dokument; ein späterer Scan ist dessen digitale Kopie. |
| PDF mit Unterschriftsbild | Das Bild allein erfüllt nicht die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur. |
| Elektronisch qualifiziert signiertes Dokument | Elektronische Form kann bei vorliegender Einwilligung erfüllt werden. |
Praktischer Ablauf
- Mit dem Aussteller die elektronische Erteilung abstimmen
- Vollständigen Inhalt vor der Signatur prüfen
- Elektronisch signierte Originaldatei erhalten
- Signatur mit geeigneter Prüfsoftware beziehungsweise dem vorgesehenen Prüfverfahren kontrollieren
- Originaldatei unverändert und sicher aufbewahren
Ein Ausdruck zeigt den Inhalt, bewahrt aber nicht die elektronisch überprüfbare Signaturfunktion. Bewahre deshalb die erhaltene Originaldatei auf.
Was bei der Prüfung wichtig ist
Prüfe, ob der Inhalt vollständig ist und die Signatur der vorgesehenen ausstellenden Person zugeordnet werden kann. Wenn die Prüfsoftware Warnungen meldet oder eine Signatur fehlt, bitte den Aussteller um Klärung. Bearbeite die signierte Datei nicht, um Schreibfehler selbst zu korrigieren; fordere eine berichtigte Fassung an.
Für Bewerbungen können andere Übermittlungsanforderungen gelten als für die Ausstellung. Halte Kopie und elektronisches Original auseinander und gib keine vertraulichen Zugangsdaten zu Signaturdiensten weiter.
Ausbildungszeugnis berücksichtigen
Für betriebliche Ausbildungszeugnisse enthält § 16 BBiG eine eigene Regelung zur elektronischen Erteilung mit Einwilligung. Beachte außerdem die dort geregelte Beteiligung der ausbildenden Person.
Gesetzliche Grundlagen
Quellenstand: 5. November 2026. Redaktionell anhand der verlinkten Grundlagen ausgearbeitet; eine externe juristische Einzelfallprüfung ist damit nicht verbunden.